كيف تُعقد اجتماعات الفريق الناجح؟

وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته، أهلاً ومرحبًا بك أخي الفاضل على موقع استشارات المجتمع، وبعد:

 

فإن من خصائص الفريق الناجح تميزه بكثرة لقاءاته، واجتماعاته، من حين إلى آخر.

 

أخي الفاضل، هل تعلم أن المديرين الناجحين يقضون 80% من أوقاتهم في عقد اجتماعات مع موظفيهم؟ إذ بواسطة الاجتماعات يتم حل المشكلات، ويتم إشراك الموظفين في حلها، ويتم إشباع التواصل الاجتماعي فيما بينهم.

 

عقد الاجتماعات في العصر الحديث أصبح ضرورة؛ لا سيما مع وضوح ظاهرة التفويض العالمية من المديرين إلى موظفيهم؛ لتحمل مسؤوليات إدارية أكثر خارج نطاق صلاحياتهم.

 

من ناحية أخرى، يشعر كثير من المديرين بأن الاجتماعات أصبحت سببًا من أسباب ضياع الوقت من دون جدوى. أصبح كثير من المديرين يخشون من الجملة التي تقول: بعد كل هذه الاجتماعات، اتخذنا قرارات كثيرة، ولم يطبق منها شيء.

 

لا بد من استعادة سمعة الاجتماعات، وأهمية عقدها؛ ولا سيما أن فوائدها بدأت تهتز في أذهان المديرين.

 

كيف تعقد اجتماعات الفريق الناجح؟

 

في البداية، على أعضاء الفريق أن يدركوا أن أكبر عائق يقف أمام عقد اجتماع فعال هو ظن كل واحد منهم أن رأيه هو الصحيح، ورأي غيره هو الخطأ، ما لم يوافق توجهه.

 

على أعضاء الفريق أن يكونوا على قناعة تامة بأن اختلاف الآراء ظاهرة صحية، وليست ظاهرة مرضية، وقائد الفريق مسؤول عن توجيه تلك الآراء المختلفة نحو اتخاذ رأي متفق عليه.

 

هناك أنظمة كثيرة في هذا المجال معروفة عالمية، وتعين المدير على التوفيق بين الآراء، واتخاذ قرار واحد يعمل على أساسه الفريق. بعض هذه الأنظمة بسيط جدا وسريع جدا، ويشترك جميع الأفراد فيه لاتخاذ قرار واحد.

 

هل تعلم -أخي- أن عقد اجتماعات غير فعالة يعدّ ضياعًا للوقت، كما أنه يعدّ ضياعًا للمال؟ مما يؤدي -في كثير من الأحيان- إلى تهميش كثير من الفرق، أو إلغائها.

 

من المعوقات التي تقف من دون عقد اجتماعات فعالة هو وجود خلل في تركيبة الفريق الإداري. حيث يتم اختيار بعض أعضاء الفريق بناء على صلاتهم القوية برئيس المؤسسة الإدارية لا سيما في المؤسسات الإدارية التي تديرها العائلات ‏Family based companies .

 

حيث يبدي هؤلاء الأعضاء المعينون عدم رغبة في التعاون، أو التفاعل مع بقية أعضاء الفريق. وهذا الأمر في حد ذاته يستحدث مشكلة للفريق.

 

ومن المعوقات التي تعيق عقد اجتماعات فعالة للفريق هو عدم وجود هدف واضح للاجتماع، وأن دعوة أعضاء الفريق للاجتماع هي من أجل الاجتماع فقط؛ لأن أعضاء الفريق تعودوا على الاجتماع في ساعة معينة ليوم معين في الأسبوع.

 

وأيضًا من المعوقات التي تعيق عقد اجتماعات فعالة للفريق هو عدم تحديد بداية واضحة، ونهاية زمنية موعودة لوقت الاجتماع؛ مما يؤدي إلى مشكلة بين أعضاء الفريق، وشعورهم بضياع أوقاتهم. لعل أحد الحلول المطروحة للقضاء على المعوقات المذكورة أعلاه، هو تدريب أعضاء الفريق على كيفية عقد اجتماعات فعالة.

 

وهذا يشمل تدريبهم على كيفية الاستعدادات السابقة لتلك الاجتماعات، وهذا يشمل الأعضاء، ويشمل قائد الفريق على حد سواء. وهذا يشمل توزيع معلومات كافية لأعضاء الفريق يتم من خلالها توضيح جدول أعمال الفريق لهم، والهدف من الاجتماع، والأدوار المنوطة لكل عضو من أعضاء الفريق في ذلك الاجتماع.

 

إن قائد الفريق يؤدي دورًا مهمًّا في أثناء عقد الاجتماعات، وخصوصا إذا حمي الوطيس، وأصبح النقاش حادًّا، مما قد يؤثر في العلاقات بين أعضاء فريقه.

 

هنا، على قائد الفريق أن يسعى دائمًا إلى الوصول إلى حل وسط، يكون كل عضو قد حقق مكسبًا. وهذا هو ما يعرف بالإنكليزية بمصطلح win/win situation، وهو مبدأ رائع، يحافظ قائد الفريق من خلاله على علاقات متميزة بين أعضاء فريقه.

 

أخي الفاضل، إن من خصائص الفريق الناجح هو التزامه بتنفيذ كل القرارات التي تتخذ في اجتماعات الفريق، مع عدم تأخير تنفيذها، وتأكيد متابعة تنفيذها أولا بأول. وأن أفضل وقت لبدء المتابعة في تنفيذ القرارات هو قبل مضي يوم واحد من نهاية الاجتماع.

 

وإليك -أخي الكريم- نموذجين من نماذج تقييم الاجتماعات:

تمرين (1):

 

كم نخسر من المال عند عقد اجتماعات غير فعالة؟

 

كم عدد الاجتماعات التي تحضرها أسبوعيًّا؟

 

كم عدد الأشخاص الذين يحضرون معك تلك الاجتماعات؟

 

كم ساعة تقضيها في كل اجتماع؟

 

كم تتقاضى مقابل كل ساعة عمل في مؤسستك؟

 

كم تخسر من المال عند عقد اجتماعات غير فعالة؟

 

(هنا يتم اختيار أحد المشاركين الذين يحضرون اجتماعات كثيرة، ويجيب عن الأسئلة المذكورة أعلاه، ويذكر: كم يخسر من المال نظير حضور اجتماعات غير فعالة).

 

تمرين (2):

 

ما أخطاء الاجتماعات القاتلة؟

 

اكتب عشرة أخطاء قاتلة للاجتماعات.

 

يتم كتابة الأخطاء في لوح ورقي يراه جميع المشاركين.

 

يتم التصويت لاختيار ستة أخطاء قاتلة من اللوح الورقي.

 

تقوم كل مجموعة بوضع (- 1) أمام كل خطأ تمارسه في واقع الحال، وصفر أمام كل خطأ لا تمارسه. تقوم كل مجموعة بجمع النقاط.

 

ويتم الإعلان عن أفضل مجموعة؛ وهي التي سجلت أكبر عدد من الأصفار.